Oni wiedzą, jak się promować! Odwiedź Miejską Bibliotekę Publiczną w Chrzanowie

O tym, jak skutecznie się promować, nie zawsze dowiemy się w szkole czy na studiach. Praktyczną wiedzę na ten temat rzadko też znajdziemy w podręcznikach. Proponujemy więc podpatrzenie „jak robią to inni”, bo sprawdzone w bibliotekach sposoby na skuteczną promocję mogą być cennym źródłem informacji dla innych bibliotek. W serii „Inspiracje” prezentujemy Miejską Bibliotekę Publiczną w Chrzanowie i jej nietuzinkowe pomysły na prezentowanie swojej działalności, współpracę z partnerami oraz komunikację z obecnymi (i potencjalnymi) użytkownikami.

Zapraszamy do odwiedzenia strony internetowej chrzanowskiej biblioteki – znajdziemy tu wiele pomysłów na atrakcyjne przedstawienie działalności biblioteki, a także na wyeksponowanie jej różnorodnych usług. Baner na stronie głównej zawiera logo biblioteki, lecz także animację – fotografie projektu nowego budynku biblioteki wyświetlane na zmianę z cytatami ze znanych autorów o mądrości zawartej w książkach.

Biblioteka daje mieszkańcom Chrzanowa możliwość kontaktu na wiele różnych sposobów. Osoby poszukujące informacji lub mające kłopot ze znalezieniem książek zapraszane są do kontaktu z biblioteką za pomocą pojawiającego się na stronie głównej komunikatu: „Masz nurtujące pytanie? Zadaj je w bibliotece!”. Komunikaty w postaci zaproszeń dotyczą także innych usług i potrzeb – czytelnicy zachęcani są do polecenia książek innym osobom i zaproponowania bibliotece nowych zakupów, zamawiania w bibliotece materiałów do bibliografii lub pożyczania książek drukowanych dużą czcionką.

Czytelnicy, którzy odpowiedzieli na propozycję zawartą w komunikacie, przenoszeni są na stronę z formularzem kontaktowym. Formularzy jest kilka, a dotyczą one: pytań czytelników („Zapytaj bibliotekarza”), wypożyczeń międzybibliotecznych, zamawiania materiałów do bibliografii czy proponowania zakupu książki.

Każdy dział na stronie (biblioteczna usługa czy rodzaj działalności) opatrzony jest kolorowym, przyciągającym wzrok obrazkiem – przyciskiem. Przyciski ułatwiają nawigowanie na stronie, lecz także informują użytkownika, w którym miejscu strony aktualnie się znajduje. Twórcy serwisu zadbali o taki sposób przekazu, by był jasny, czytelny i atrakcyjny dla współczesnego odbiorcy, używają więc wielu elementów graficznych, także takich, które w sposób symboliczny oddają treść komunikatu.

Strona internetowa jest niezbędnym elementem promocji każdej instytucji (nie tylko biblioteki), ale warto także zadbać o to, by informacje o działalności biblioteki, jej usługach i organizowanych przez nią wydarzeniach, ukazywały się w różnych miejscach poza biblioteczną przestrzenią (czy fizyczną, czy wirtualną). I tu znowu warto skorzystać z przykładu chrzanowskiej biblioteki, która dzięki współpracy z lokalną telewizją ma szansę zaprezentować swoją działalność szerszej publiczności. Co więcej, filmy dotyczące działań biblioteki ukazują się nie tylko na stronie MBP, Chrzanowskiej Telewizji Lokalnej i Miejskiego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji (w ramach którego działa ChTV), lecz także – za pośrednictwem tych instytucji – na Facebooku i w serwisie YouTube.

Zobacz filmy (udostępnione przez partnerów biblioteki na YouTube):

Licealistki z Chrzanowa nakręciły film promocyjny (film powstał w ramach projektu „Twoje strony, mocne strony”)
Debata o poradnikach z psycholog Dorotą Krzywicką
Happening na otwarcie nowej siedziby MBP w Chrzanowie

Gotowość partnerów do prezentowania własnymi kanałami przekazu działań biblioteki pewnie nie byłaby tak duża, lecz pomysły promocyjne chrzanowskich bibliotekarek są naprawdę nowatorskie i nieszablonowe. Z okazji otwarcia nowej siedziby biblioteki w marcu br. zorganizowano happening, podczas którego korowód bibliotekarzy, czytelników (także seniorów – słuchaczy Uniwersytetu Trzeciego Wieku) przeszedł ulicami miasta, zwracając uwagę mieszkańców i kierując ją na bibliotekę. Uczestnicy happeningu otoczyli budynek biblioteki, wzięli się za ręce i przytulili do niego – gest symbolizował przejęcie nowej biblioteki przez  mieszkańców Chrzanowa.

Co roku MBP w Chrzanowie organizuje kiermasz oraz powszechną zbiórkę książek dla bibliotek powiatu chrzanowskiego. Współorganizatorem akcji jest Stowarzyszenie Młodzi Demokraci, a wspierają ją takie nazwiska, jak Wisława Szymborska, Krzysztof Globisz czy Anna Dymna.

Zobacz film prezentujący zbiórkę książek w chrzanowskiej bibliotece (2010) 

Przy okazji otwarcia nowego gmachu MBP w Chrzanowie, którego budowę sfinansowano z funduszy Unii Europejskiej w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego, ukazały się też materiały informacyjne o bibliotece. Jest wśród nich publikacja pt. „ABC małego czytelnika”, stanowiąca jeszcze jeden przykład kreatywności i pomysłowości chrzanowskich bibliotekarzy. Pomysł polega na zaprezentowaniu najmłodszym czytelnikom najważniejszych terminów związanych z pracą biblioteki przy pomocy liter alfabetu, napisanych w przystępny sposób objaśnień oraz prac plastycznych powstałych podczas zajęć Dyskusyjnego Klubu Książki. Autorami rysunków są dzieci w wieku od 8 do 12 lat, a przewodnikiem po „ważnych słowach w bibliotece” – „Biały Kruk” mieszkający w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Chrzanowie i będący jej „dobrym duszkiem”.

Działalność promocyjna chrzanowskiej MBP jest przemyślana, profesjonalnie przygotowywana i prowadzona – przez pracowników Działu Promocji Biblioteki i Upowszechniania Czytelnictwa. Podjęcie decyzji o wydzieleniu Działu Promocji było dobrym krokiem – mówi Lucyna Kumala, Dyrektor MBP. Pozwoliło nam na skupienie się na promocji naszej działalności bez angażowania pracowników działu w bezpośrednią obsługę czytelnika. We wcześniejszych latach nie było takich specjalizacji, bibliotekarze zajmowali się wszystkim, a to nie było dobre. To się jednak zmieniło i efekty już są widoczne. Zmienia się także wizerunek biblioteki i jej postrzeganie przez mieszkańców. My również możemy się promować.

Z Lucyną Kumalą – dyrektorem MBP – rozmawiamy o korzyściach z prowadzonych przez bibliotekę działań promocyjnych, nowoczesnych metodach komunikacji z użytkownikami i o tym, co biblioteka może zrobić, by nawiązać udaną współpracę z partnerami.

Działania promocyjne prowadzone przez Pani bibliotekę sprawiają, że jest ona widoczna na zewnątrz – zarówno w przestrzeni miejskiej, jak i w Internecie. Jakie są, według Pani, korzyści z takich działań? Co biblioteka może zyskać, pokazując się na zewnątrz?

Tak, widać nas w mieście i w internecie. Myślę, że jest to wymóg i zarazem wyznacznik naszych czasów. Nie możemy pozostawać w tyle. Zresztą działania realizowane poza biblioteką były przez bibliotekarzy prowadzone od wielu lat. Wcześniej nie nazywano tego „promocją”, była to po prostu „popularyzacja książki” czy „upowszechnianie czytelnictwa”. Jednak pod pojęciem promocji dzisiaj kryje się znacznie więcej: wkraczamy na pole marketingu, różnorodnych strategii czy public relations. I nie wyobrażamy już sobie życia bez internetu.

Korzyści z tych działań odnosi biblioteka, jej pracownicy, a także czytelnicy. Najważniejsze jest dla nas „utrzymanie” dotychczasowych czytelników i zdobycie nowych. Dziś, w natłoku komercyjnych ofert i wobec tylu nowych nośników informacji zainteresowanie książką spada. Często walczymy o użytkownika. Naszym zadaniem jest wyjście z taką ofertą, która zaciekawi i w przyszłości da wymierne efekty w postaci wzrostu czytelnictwa – „powrotu do czytania”, zwłaszcza wśród najmłodszych odbiorców. Korzyści dla biblioteki to również:

• wzmocnienie pozycji biblioteki w społeczności lokalnej,
• przychylność władz samorządowych, zrozumienie dla potrzeb biblioteki i konieczności stworzenia jej warunków do aktywnych działań,
• większe szanse na sponsoring na rzecz biblioteki,
• szacunek ze strony użytkowników,
• zgłaszanie się zdolnych i  twórczych specjalistów – kandydatów do pracy,
• zgłaszanie się ambitnych studentów i stażystów na praktyki i staże zawodowe,
• wpisanie się na stałe w społeczny krajobraz dynamicznie rozwijająch się, twórczych instytucji,
• możliwość zyskania partnerów (także zagranicznych) do wspólnych przedsięwzięć,
• postrzeganie bibliotekarzy jako zespołu eksperckiego w zakresie ich specjalności i możliwość pozyskiwania zleceń na ekspertyzy,
• prestiż i uznanie w środowisku zawodowym i naukowym w skali lokalnej i ponadlokalnej.

Ponadto twórcza atmosfera pracy mobilizuje pracowników, dopinguje ich do podejmowania nowych wyzwań, daje zadowolenie z prowadzonych działań, co zwykle przekłada się na ich intensywność. Z kolei czytelnikom – osobom dbającym o swój rozwój intelektualny, zwracamy uwagę na bibliotekę jako atrakcyjne miejsce zdobywania wiedzy, miejsce nauki i pracy twórczej. Pokazujemy im, jak mogą skrócić sobie czas korzystając z informacji i oferty kulturalnej.

MBP w Chrzanowie wykorzystuje nowoczesne sposoby komunikowania się z obecnymi i potencjalnymi użytkownikami (formularze WWW, komunikator Gadu Gadu, sondy internetowe). Czy takie metody spotykają się z odzewem ze strony mieszkańców? 

Zdecydowanie tak – spotykają się z odzewem. Użytkownicy poszukują rzetelnej informacji i szybkich sposobów znalezienia jej – chcą dotrzeć do źródła pośrednio lub bezpośrednio. Na przykładzie nowoczesnych komunikatorów widzimy, jak zmieniało się z biegiem czasu zapotrzebowanie i droga do informacji. Swoją obecność w internecie rozpoczynaliśmy stroną domową biblioteki, potem był zwykły formularz zapytań, coraz częściej wykorzystywany przez użytkowników, następnie przyszedł czas na pocztę elektroniczną, komunikator GG i sondy internetowe badające zapotrzebowanie czytelników. Za pomocą komunikatorów informujemy czytelników o książkach, przedłużamy terminy zwrotu książek, realizujemy zamówienia czytelników (np. usługa bibliograficzna), prowadzimy wypożyczenia międzybiblioteczne.

Pracujemy nad przygotowaniem forów i blogów – będzie to dodatkowa oferta wirtualnej komunikacji z czytelnikami – miejsce do rozmów o literaturze (i nie tylko), wymiany poglądów, zawiązywania grup i być może przyjaźni. Często rozpoczynamy znajomości, poznajemy ludzi od komunikacji zdalnej, która szybko zmienia się w kontakty bezpośrednie.  Dobrze jest, jeśli do takich rzeczy przyczynia się strona internetowa biblioteki, a w konsekwencji w bibliotece ludzie znajdują swoje miejsce.

Czy dzięki takim sposobom komunikowania się biblioteka może uzyskać przydatne informacje pozwalające lepiej przygotować ofertę dla mieszkańców?

Tak,  stąd czerpiemy informacje, pomysły, a także stosujemy się do sugestii czytelników dotyczących księgozbioru (dezyderaty czytelnicze), usług bibliotecznych, oferty naukowej i oferty kulturalnej.

Czy dostrzegają Państwo związek pomiędzy stosowaniem nowoczesnych metod promocji a liczbą czytelników korzystających z oferty biblioteki? Czy, Pani zdaniem, komunikacja z wykorzystaniem internetu (komunikatory, formularze, atrakcyjna strona WWW) skutecznie przyciąga młodych ludzi do biblioteki? Czy lepiej sprawdzają się bardziej tradycyjne metody promocji?

Myślę, że trzeba te dwie formy pracy w miarę możliwości równoważyć. Jesteśmy biblioteką publiczną i musimy dbać o wszystkich czytelników w każdej grupie wiekowej.

Stwierdzenie, że nowoczesne metody promocji trafiają tylko do młodych odbiorców nie jest chyba prawdziwe. Dostrzegamy coraz większe zainteresowanie tymi usługami ze strony osób starszych i odwrotnie: młodzi czytelnicy, którzy internet i elektronikę mają w „małym palcu”, bardzo często z zainteresowaniem odbierają tradycyjne formy komunikacji. Myślę, że to się przenika, ewoluuje w różne strony – i to jest fantastyczne i ciekawe. My bibliotekarze patrzymy na to z przyjemnością, obserwujemy, wyciągamy wnioski i staramy się jednocześnie podążać w obu kierunkach: tradycyjnym i nowoczesnym. Nie możemy poprzestać na jednym rodzaju działań promocyjnych. Działania te mają informować i ułatwiać użytkownikom korzystanie z usług biblioteki, mają wywołać i utrwalić przekonanie, że biblioteka jest  otwarta, przyjazna i dostępna dla każdego.

Biblioteka sprawnie wykorzystuje możliwości współpracy z innymi instytucjami  i organizacjami. Chrzanowska Telewizja Lokalna regularnie zamieszcza filmy o działaniach biblioteki, z biblioteką współpracują osoby prywatne, lokalne stowarzyszenia i inne instytucje kultury, takie jak MOKSiR.  Wspierają ją także lokalni sponsorzy. Jakie działania mogą, Pani zdaniem, podejmować biblioteki, by nawiązać i utrzymać tak udaną  współpracę? 

Właśnie podjęliśmy takie działanie, które naszym zdaniem utrzyma, a nawet wzmocni i rozbuduje naszą współpracę: powołanie Koalicji na rzecz Biblioteki. Jej celem jest umocnienie roli biblioteki jako ważnego partnera dla samorządu, instytucji, organizacji społecznych i oczywiście lokalnego biznesu, co może ułatwić bibliotece pozyskanie sponsorów.

Co biblioteka może zaoferować innym instytucjom? Jak może przyciągnąć  sponsorów? O czym nie powinno się zapominać?

Możemy „skusić” sponsorów na wiele sposobów, np.:

• szeroką kampanią reklamową samego przedsięwzięcia i tym samym pokazaniem sponsorów w pozytywnym świetle,
• reklamą zewnętrzną – umieszczeniem nazwy i logo firmy lub nazwiska właściciela na plakatach, zaproszeniach, w reklamach prasowych, radiowych oraz w trakcie samej imprezy, w miejscu wskazanym przez sponsora,
• możliwością rozdawania przez bibliotekarzy folderów, wizytówek i innych materiałów reklamowych itp. lub zorganizowaniem degustacji czy prezentacji produktów firmowych w bibliotece (akcje pokazowe),
• patronatem medialnym,
• partnerstwem we wspólnym przedsięwzięciu, wraz z podziałem odpowiedzialności i zadań,
• zaproszeniem na imprezę biblioteczną przedstawicieli prasy – dziennikarzy poczytnych lokalnych czasopism,  fotografików itp., zwróceniem uwagi na sponsora,
• marketingiem bezpośrednim, np. możliwością rozłożenia folderów firmy w bibliotece,
• przekazaniem materiałów reklamowych sponsora lokalnym władzom samorządowym oraz mediom lokalnym,
• reklamą sponsora za pośrednictwem elektronicznych mediów (takich jak strona WWW biblioteki, serwisy i portale regionalne),

a ponadto:

• prestiżem związanym z udziałem w przedsięwzięciu lokalnym, w którym także uczestniczą np. samorządowcy i przedstawiciele innych czołowych firm.

Myślę, że nie powinno się zapominać o dobrym przygotowaniu się do poszczególnych etapów współpracy. Dla nas bibliotekarzy nie jest to łatwe, bo trzeba czasem w bardzo specyficzny sposób przedstawić  korzyści dla sponsora. Uczymy się tego cały czas: dobre opracowanie oferty, a następnie bezpośredni kontakt, często negocjacje, następnie umowa sponsoringowa i na koniec właściwa realizacja zobowiązań. Żadnego z tych elementów nie powinniśmy zaniedbywać, bo jest to  podstawa naszej wiarygodności jako partnera.

MBP w Chrzanowie działa w stosunkowo niewielkim mieście (mniej niż 40 tys. mieszkańców), lecz prowadzi bogatą, wszechstronną działalność, niedawno przeprowadziła się do nowoczesnego budynku, ma w  swojej strukturze dział promocji, a w zespole zdolnych informatyków. Jak udaje się przekonywać władze samorządowe do wspierania biblioteki i inwestowania w nią? Czy skuteczna promocja, kreatywność bibliotekarzy, widoczność biblioteki na zewnątrz są w Państwa przypadku takimi sposobami?

Myślę, że tak. Wszystko to, zgodnie z zasadą „istnieć to być widzianym”, zapewnia nam przychylność władz. W tym roku nasze wysiłki koncentrują się wokół czterech obszarów działań: upowszechniania czytelnictwa dzieci, regionalizmu, przysposobienia czytelniczego i informacyjnego oraz właśnie promocji. Uczestniczymy w projekcie „Biblioteczne zajęcia dla dzieci i rodziców” Fundacji Jana Amosa Komeńskiego w ramach Programu Rozwoju Bibliotek, w naszej bibliotece powstają kąciki dla dzieci ze specjalnie przygotowanym miejscem dla najmłodszych. Utworzyliśmy Dział Informacji Regionalnej, podjęliśmy się realizacji kilku nowych projektów, m.in. „Cyfrowe Archiwa Tradycji Lokalnej”, „Twoje strony, mocne strony”, „Słowa w sieci”, nasza filia w Płazie uczestniczy w tworzeniu  portalu informacyjnego plaza24.eu, przystąpiliśmy do Małopolskiego Systemu Bibliografii Regionalnej, prowadzimy Bibliografię Regionalną Powiatu Chrzanowskiego. Nowa biblioteczna przestrzeń pozwoliła nam utworzyć wyspecjalizowany Dział Multimedialny z salką projekcyjną. Oferujemy warsztaty komputerowe dla seniorów, wzięliśmy udział w konkursie w ramach „Tygodnia z Internetem 2011”, zorganizowaliśmy „Koncert życzeń” i z powodzeniem konkurs ten wygraliśmy.

Co, Pani zdaniem, jest szczególnego w Pani bibliotece? Jaka jest jej unikalna wartość? Co mieszkańcy Chrzanowa mogą otrzymać właśnie w bibliotece publicznej, czego nie mogliby uzyskać  w inny sposób?

Teraz, w roku 2011, mogę powiedzieć, że walorem naszej biblioteki jest jej nowy budynek. 65 lat (w tym roku obchodzimy jubileusz 65-lecia działalności) czekaliśmy na takie rozwiązanie lokalowe – satysfakcjonujące i bibliotekarzy, i użytkowników. Mamy to, o czym zawsze marzyliśmy: piękny, oszklony, dwukondygnacyjny budynek z funkcjonalnym wnętrzem i ciekawą aranżacją przestrzeni. Zadbaliśmy o odpowiedni dobór mebli i ciekawą kolorystykę – pomieszczenia biblioteczne są przyjazne, funkcjonalne i przestronne. W każdym miejscu biblioteki sworzyliśmy „kąciki” do miłego spędzania czasu z książką i pracy naukowej. Nasi pracownicy są świetnie przygotowani (prawie wszyscy mają wyższe wykształcenie bibliotekarskie), a ponadto ambitni, kreatywni i twórczy, a są to umiejętności niezbędne w pracy współczesnego bibliotekarza. Oferta biblioteczna jest wszechstronna i bogata, a biblioteka otwarta jest w dogodnych dla użytkownika godzinach: 8.30-19.30. Dodatkowy atut to wolny dostęp do półek.

Władze samorządowe są od lat przychylne kulturze, czego dowodem jest powstanie tej nowej i pięknej biblioteki. Częsta obecność  przedstawicieli władz w bibliotece, ich włączanie się do wspólnych przedsięwzięć czy patronat honorowy – to bardzo pomaga, daje poczucie sensu wykonywanego zawodu. Jeżeli dodamy do tego zadowolenie czytelników, można poczuć się wyjątkowo.

Biblioteka właśnie przeniosła się do nowego budynku – było to z pewnością duże wyzwanie, a jednocześnie ogromny sukces – Pani i chrzanowskich bibliotekarzy. Jakie są teraz dla Państwa najważniejsze wyzwania? Czy planują Państwo wprowadzenie do oferty biblioteki nowych programów czy usług?

Chciałabym, aby biblioteka dalej była widoczna na zewnątrz i aby była odbierana przez lokalną społeczność jako miejsce atrakcyjne – naukowo i kulturalnie. Chcemy promować bibliotekę nie tylko w powiecie, ale i na zewnątrz. Będziemy kontynuować rozpoczęte już formy działalności, ale planujemy też nowe przedsięwzięcia, realizację ciekawych projektów, a przede wszystkim uatrakcyjnienie czytelnictwa dzieci, bo w nich jest nadzieja na przyszłość.

Marzy nam się własne czasopismo –  Biuletyn Biblioteczno-Literacki, jego zalążkiem są już prowadzone w bibliotece warsztaty dziennikarskie. Właśnie rozpoczynamy przygotowania do projektu edukacji ekologicznej wspólnie z Urzędem Miasta – mamy nadzieję na pozyskanie dodatkowych funduszy na jego realizację. Chcemy również organizować więcej koncertów, mamy piękne, akustyczne przestrzenie – hol może być miejscem realizacji imprez na dwóch poziomach. Planów mamy bardzo dużo, a „siłą napędową” będą dla nas potrzeby i życzenia naszych użytkowników. Mam nadzieję, że biblioteka wykształci elastyczną i mobilną organizację, będzie zarażać entuzjazmem i energią.

Dziękuję za rozmowę.

Tekst: Agnieszka Koszowska
Zdjęcia i zrzuty ekranu pochodzą ze strony internetowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Chrzanowie