Jak opowiadać o działaniach biblioteki przed samorządem, czyli sprawozdanie z rocznej działalności

Jak? Zachęcamy, aby początek roku i sprawozdanie z działań biblioteki potraktować jako rzeczniczą okazję i, oprócz przygotowania samego dokumentu, przygotować również prezentację i wystąpienie przed samorządem.

Często bibliotekarze narzekają, że sprawozdań nikt nie czyta, dlatego proponujemy atrakcyjny (pod warunkiem przestrzegania zasad i nieprzeładowania treścią) i skuteczny sposób informowania samorządowców o działaniach, sukcesach i potrzebach biblioteki. Jeżeli nie mamy zwyczaju, że oprócz przesłania dokumentu prezentujemy również sprawozdanie na forum – to koniecznie zaproponujmy radzie lub komisji takie rozwiązanie. Na pewno nam nie odmówią, a żywy i atrakcyjny przekaz, zawsze będzie skuteczniejszy niż nudny, sprawozdawczy dokument.

W ramach dobrych praktyk prezentujemy sprawozdanie z działalności Miejskiej Biblioteki Publicznej w Człuchowie w formie prezentacji Power Point. Publikowana prezentacja wykorzystuje anglosaską strukturę STARR, która pomaga uporządkować treść wypowiedzi w pięciu punktach:

• Situation (Sytuacja): Jaka była sytuacja wyjściowa? W tym miejscu opisujesz zasoby i wyzwania swojej biblioteki w roku, którego dotyczy sprawozdanie.
• Tasks (Cele): Co chcieliście osiągnąć? Wymieniasz cele, które postawiliście, pokazujesz, co biblioteka próbowała osiągnąć.
• Action (Działanie): Co i jak zrobiliście, aby osiągnąć założone cele? Tutaj opowiadasz działania, w prezentowanej dobrej praktyce zaproponowano strukturę KAWIE, która porządkuje działania biblioteki w pięciu obszarach i dzieli je aktywności związane z: kulturą, animacją, wiedzą, informacją i edukacją.
• Results (Rezultaty): Co było rezultatem waszych działań? Jakie były największe sukcesy biblioteki?
• Recommendation (Rekomendacje): Jakie macie potrzeby na kolejny rok? O jakie wsparcie apelujecie, aby móc odnosić jeszcze większe sukcesy?

Prezentowaną dobrą praktykę możesz pobrać w postaci otwartej do edycji prezentacji w programie Power Point, którą możesz potraktować jako formatkę do opisu własnych działań.

Dlaczego jest to dobra praktyka?

• W sposób usystematyzowany prezentuje działania, sukcesy i osiągnięcia biblioteki.
• Zawiera rekomendacje dla samorządowców, pokazujące konkretne możliwości wsparcia.
• Przygotowanie struktury prezentacji się opłaca – Ty masz gwarancję, że nic ci nie umknie podczas wystąpienia, twoi słuchacze chętniej skupią się na atrakcyjnym przekazie – który zawiera podsumowanie i najciekawsze informacje.
• Prezentację można wykorzystywać w kolejnych latach, uaktualniając dane i zdjęcia.

To skuteczne i proste w przygotowaniu narzędzie rzecznicze, zatem do dzieła!