Planuj z Doodle

W bibliotece można zastosować to narzędzie np. do ustalania terminów spotkań bibliotek wiodących z partnerskimi lub gminnych koalicji.

Program jest prosty w obsłudze, nie wymaga rejestracji ani instalacji na lokalnym dysku komputera. Jego działanie polega na: utworzeniu ankiety zawierającej dane o planowanym wydarzeniu i propozycje jego terminów, rozsyłaniu ankiety do zainteresowanych osób i rejestracji ich głosów oddanych na dany termin. Prostota i użyteczność Doodle sprawia, że serwis cieszy się dużą popularnością (ma już kilka milionów użytkowników na całym świecie).

Jak korzystać z Doodle?

Aby przekazać zainteresowanym osobom informację o organizowanym wydarzeniu i proponowanych terminach, należy odwiedzić stronę www.doodle.com, a następnie wybrać polecenie „Zaplanuj wydarzenie”. Na kolejnej stronie wypełniamy prosty formularz zawierający dane o wydarzeniu: tytuł, opis oraz imię osoby ogłaszającej. Można także wpisać adres e-mail – wówczas otrzymamy pocztą elektroniczną powiadomienie o każdej zmianie stanu ankiety (np. głosach oddanych na dany termin, komentarzach itp.)

Na następnej stronie zaznaczamy w kalendarzu proponowane daty wydarzenia, a na kolejnej – pasujące nam godziny. Nie jest konieczne wypełnianie wszystkich dostępnych pól, wpisujemy tylko tyle, ile jest nam potrzebne (możliwe jest pozostawienie wszystkich pól pustych, jeśli nie ma potrzeby podawania godzin). W polach przeznaczonych do wpisywania godzin można także dodawać informacje opisowe, np. miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie, numer sali itp.

Po uzupełnieniu wszystkich danych kończymy ankietę wybierając przycisk „Zakończ”, a następnie wybieramy sposób przesyłania informacji do osób zainteresowanych. Dostępne są dwie możliwości: przesyłamy ankietę sami lub robi to za nas Doodle. Jeśli wybierzemy pierwszą możliwość, link do ankiety zostanie przesłany pocztą elektroniczną na adres podany przez nas w formularzu, a my prześlemy go dalej (tak jak każdą wiadomość) do wybranych adresatów. W przypadku wyboru drugiej opcji program sam prześle ankietę do określonych przez nas wcześniej osób (np. wybranych adresów z grupy utworzonej w programie do obsługi poczty elektronicznej).

Po wysłaniu ankiety, jej autor staje się administratorem, co oznacza, że może ją dowolnie edytować, jeśli np. chciałby zmienić sugerowane terminy lub godziny wydarzenia. System wyświetla modyfikowany na bieżąco kalendarz, informację o głosujących osobach (wraz z ich „typami”) oraz liczbę głosów oddanych na poszczególne terminy.

Doodle posiada także bardziej zaawansowane funkcje, dostępne dla zarejestrowanych użytkowników. Zakładanie konta Doodle nie jest obowiązkowe, ale jeśli się je posiada, można utworzoną ankietę zintegrować z innymi, bardziej zaawansowanymi narzędziami do planowania, np. z Kalendarzem Google.

Poniżej przedstawiamy film pokazujący, jak w najprostszy sposób uzgodnić termin wydarzenia, z wykorzystaniem narzędzia Doodle.

Autorka tekstu: Agnieszka Koszowska